7 Beneficios de la gestión documental
¿Sabe qué tienen en común todas las empresas? No importa si se trata de la industria de TI, atención médica, fabricación, automóviles, cosméticos, finanzas o cualquier otro sector, todas dependen en gran medida de la gestión documental .
Los documentos son la base de cualquier empresa y juegan un papel fundamental en el buen funcionamiento y el éxito final de la misma.
No hay un solo negocio en el planeta que pueda pasar un día sin leer y compartir documentos. Esto comprende, entre otras cosas, folletos de marketing, propuestas de proyectos, documentación técnica, materiales de capacitación, información asociada a alguna certificación, etc.
Sí. ¡Los documentos en el lugar de trabajo son esenciales!
La dificultad es que entre más documentos creamos, más importante es contar con procesos para administrarlos en toda la organización. Un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) puede ser la mejor apuesta para esto.
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¿Qué es realmente un Sistema de Gestión Documental o DMS?
Como su nombre lo indica, un sistema de gestión de documentos (DMS) es un software que facilita la creación, el almacenamiento, la gestión, el indexado, la protección y la recuperación de documentos digitales. La mayoría de las soluciones de gestión documental almacenan todos sus documentos digitales en la nube, son mucho más.
En este sentido, un DMS permite que la información vital fluya libremente en toda la empresa.
Un sistema de gestión de documentos competente puede ayudarlo a organizar todos sus archivos y datos en un solo lugar, realizar un seguimiento de la información clave, aumentar la precisión y habilitar el acceso a documentos las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier parte del mundo. Como resultado, su uso le permite mantenerse por delante de la competencia al proporcionar toda la información que su personal necesita para completar sus tareas de manera efectiva.
Beneficios tangibles del Sistema de Gestión Documental
Además de ayudar a que todas las tareas asociadas con la gestión de documentos sean más fáciles, rápidas y eficientes, un DMS ofrece numerosas razones por las que una empresa debería utilizarlo de inmediato. Aquí están algunos ejemplos:
1. Espacio de almacenamiento reducido
Elimina la necesidad de archivadores, cajas y contenedores de almacenamiento, liberando valioso espacio de oficina y ahorrando en la compra de estos activos.
2. Seguridad mejorada
Para proteger los datos confidenciales, la seguridad de los documentos es crucial para las empresas de todos los tamaños. El acceso a la información confidencial se puede regular a nivel de carpeta para diferentes grupos o individuos. Además, un DMS realiza un seguimiento de quién ha visto un documento, cuándo se accedió a él y cómo se modificó. Los documentos que se gestionan son altamente rastreables y se pueden etiquetar para activar alertas automáticas.
3. Cumplimiento normativo mejorado
Cumplir con ciertos estándares de cumplimiento manualmente en la gestión de documentos puede ser bastante complicado. Al mismo tiempo, el incumplimiento puede dar lugar a multas, suspensión de la licencia y, en algunas situaciones, responsabilidad penal. Sin embargo, el incumplimiento es menos probable con las soluciones de administración de documentos.
4. Recuperación de documentos más fácil
Encontrar y recuperar documentos puede llevar mucho tiempo, y todos sabemos que, en última instancia, nos está sacando dinero de los bolsillos. El trabajador de oficina promedio pasa del 30 al 40% [Fuente: Forbes] de su día buscando documentos impresos.
Por otra parte, de acuerdo con Konica Minolta las empresas gastan en promedio 20 dólares en mano de obra para archivar un documento, 120 en mano de obra para encontrar un documento mal archivado y 220 en mano de obra para reproducir un documento perdido. Estos gastos excesivos en administración de documentos afectan el presupuesto de una empresa, dificultan la productividad y limitan su potencial de crecimiento.
Un DMS puede recuperar archivos basados en una palabra o frase. También permite a los usuarios acceder a documentos de forma remota. Se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar en cualquier momento siempre que haya una conexión a Internet.
5. Mejor colaboración
Actuando como un depósito central, un software de gestión documental avanzado simplifica sustancialmente la capacidad de acceder a documentos y colaborar. Brinda más visibilidad a los procesos comerciales y permite un mejor monitoreo del flujo de trabajo.
6. Mejor recuperación ante desastres y copia de seguridad
Una solución de administración de documentos bien diseñada incluye un plan de copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres. Los documentos están protegidos contra incendios, inundaciones y otros desastres con el archivo digital como respaldo. Los documentos también son fácilmente rastreables y se pueden buscar utilizando una variedad de criterios predefinidos.
7. Mejoras en la productividad
Con todos los datos y documentos a solo un clic de distancia, el equipo puede poner todo su esfuerzo en trabajar en tareas más rentables. La moral del personal y la satisfacción del cliente pueden beneficiarse de una recuperación de documentos más rápida y eficiente.
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El sistema de administración de documentos empresariales QMS de BatchMaster es un poderoso software que le permite guardar, crear, rastrear, recuperar y administrar todo tipo de documentos. Es compatible con el ciclo de vida completo de los documentos de una organización, desde la generación de contenido hasta la distribución, el archivo y, por último, la retención y eliminación seguras de contenido.
Además, es fácil de usar, tiene una interfaz sencilla y proporciona un alto nivel de flexibilidad, lo que permite que las empresas de todos los tipos y tamaños lo utilicen para satisfacer sus necesidades de gestión de documentos.
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