7 buenas prácticas para la implementación de un ERP
La implementación de un ERP no es una tarea fácil y puede parecer intimidante. Sin embargo, cuando se hace correctamente, las recompensas son monumentales, proporcionando mayores oportunidades ahora y en el futuro al elevar las operaciones de su negocio.
Para llevar a cabo con éxito la implementación de un ERP necesitará la planificación, los recursos y el apoyo adecuados. El uso de buenas prácticas durante su transición le permitirá lograr objetivos clave:
- Operaciones racionalizadas.
- Un sistema fácil de usar e intuitivo.
- Acceso en tiempo real a la información empresarial desde cualquier lugar y en todo momento.
- Adaptabilidad a las necesidades del negocio.
- Seguridad de los datos.
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¿Cómo alcanzar los objetivos de una buena implementación de un ERP?
A continuación, se presentan siete prácticas recomendadas para la implementación de un ERP. Utilícelas para conseguir una transición sin problemas, eficiente y colaborativa.
Asigne un equipo enfocado en el proyecto
El equipo de su proyecto de implementación de ERP es el factor más crítico. Un equipo capaz y eficiente garantizará que su software ERP funcione como debe. Estas personas necesitan mucho tiempo, apoyo y habilidades para llevar a cabo una implementación con eficacia. Sin estos tres elementos esenciales, su empresa se arriesga a sufrir retrasos y a que aumenten los costos, ya que el software puede tener fallas de configuración para satisfacer las necesidades de su empresa.
Es importante designar a los empleados clave para el esfuerzo de implementación. Por lo general, se trata de personal que entiende los procesos de su empresa, sabe cómo interactuar con otras personas de la compañía y se gana el respeto de sus empleados y de la dirección ejecutiva.
Las organizaciones suelen asignar a los empleados tiempos exactos para los proyectos de ERP, especialmente si han sufrido fracasos o contratiempos en el pasado. Lo ideal es que los miembros del equipo trabajen tiempo completo en el proyecto, más de 40 horas a la semana (aproximadamente). Si eso no es posible, deben contribuir al menos con el 25 por ciento (10 horas) al proyecto por semana.
Lo ideal sería que el equipo central estuviera formado por un jefe de proyecto, apoyado por líderes de departamentales o personas que conozcan los procesos de la empresa y/o hayan realizado un proyecto de ERP con anterioridad.
El equipo también necesita apoyo ejecutivo con un miembro de la alta dirección asignado como “sponsor del proyecto”. Las grandes implementaciones exigen decisiones sobre prioridades y asignaciones de recursos. La falta de apoyo y compromiso de la dirección ejecutiva puede obstaculizar los esfuerzos incluso del equipo más calificado. El sponsor del proyecto puede ayudar a facilitar el apoyo de los ejecutivos para garantizar que el equipo esté plenamente comprometido.
Un equipo de implementación de ERP debe incluir:
- Sponsor del proyecto.
- Director del proyecto.
- Representantes de las unidades de negocio más importantes.
El equipo de implementación debe:
- Establecer objetivos, requisitos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Llevar a cabo las tareas diarias de gestión del proyecto.
Además de medir los resultados, los KPIs ayudarán al equipo a gestionar eficazmente el tiempo y el presupuesto del proyecto. Sin embargo, es posible que una empresa pequeña no disponga de suficientes recursos y tenga que contratar a un consultor para que le ayude en el proceso.
Implementar un ERP a tiempo y dentro del presupuesto es un reto importante para una empresa. Por eso es necesario contar con sus mejores personas en el equipo y sentar las bases del éxito futuro.
Los conflictos son casi inevitables en cualquier entorno social/labora, y la mayoría de las personas se resisten al cambio; por lo tanto, su equipo debe ser capaz de resolver las disputas cuando sea necesario.
También es posible que el equipo tenga que hacer cambios a mitad de camino en la estrategia. Los miembros deben saber cómo conseguir los mejores resultados, y deben contar con el respeto del personal de toda la organización.
Definir requisitos
Los requisitos precisos que se vinculan a los objetivos empresariales son vitales para la implementación de un ERP. Esos objetivos pueden incluir la automatización de procesos para ahorrar tiempo y reducir costes. Otros objetivos podrían ser la optimización de la atención a los clientes y mejorar la capacidad análisis.
El análisis de los sistemas actuales, los flujos de trabajo y los procesos empresariales críticos son aspectos de la recopilación de requisitos. Es esencial recopilar datos sobre la optimización necesaria para mejorar los procesos empresariales: la contabilidad, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), los recursos humanos y el inventario.
El equipo de implementación debe comprender el flujo de trabajo para darse cuenta de cómo la solución ERP puede aportar mejoras.
El análisis de los sistemas y la determinación de sus deficiencias ayudan a elaborar una lista de los requisitos críticos que se deben cumplir. Por ejemplo, ofrecer informes en tiempo real o reducir el tiempo de cierre financiero en un 50% (por dar un ejemplo).
Establecer los KPIs
Tan pronto como el equipo del proyecto entienda los requisitos esenciales de la empresa, podrá identificar los KPIs específicos. Estos representan métricas para medir el éxito de la implementación del ERP. Por ejemplo, un fabricante puede querer mejorar los costos, la duración del ciclo, la precisión de la previsión de la demanda, los tiempos de inactividad y la rotación del inventario. Sin embargo, un minorista puede optar por trabajar en el valor medio de compra, las tasas de conversión de los clientes, la rotación de inventario, los márgenes de beneficio, las tasas de venta y las ventas totales. La definición de objetivos finales y beneficios cuantificables ayudará a su equipo a centrarse en el panorama general.
Garantizar una gestión de proyectos eficaz
La implementación de un ERP puede durar desde un par de semanas si se trata de un sistema “listo para usar” y diseñado para una pequeña o mediana empresa con poca o ninguna personalización, hasta uno o tres años si se trata de un software muy complejo utilizado en una gran organización. Desgraciadamente, los proyectos ERP son propensos a la expansión del alcance debido a la falta de una gestión sólida. Es fundamental contar con un buen marco de gestión de proyectos para ayudar a guiar la implantación con éxito.
Su proveedor debe tener un buen gestor de proyectos para ayudar a garantizar que el alcance de su implementación está bien definido y que se cumplen los plazos. La gestión del proyecto debe centrarse en la alineación de la iniciativa de ERP con las necesidades de la empresa, el mantenimiento del proyecto y la garantía de que los ejecutivos y otras partes interesadas puedan aportar su contribución.
Facilite los comentarios de los usuarios y apóyese en su proveedor para evaluar las aportaciones recibidas. El gestor del proyecto debe colaborar en aspectos como la prueba del sistema, la formación del personal, la recopilación de comentarios y la resolución de problemas.
Los aspectos técnicos, como la configuración del sistema, la adaptación a procesos empresariales específicos, la gestión de la seguridad y las cuestiones de privacidad, también son esenciales para la gestión del proyecto.
Fomentar una buena colaboración y comunicación
Las partes interesadas deben reconocer las metas y los objetivos de su implementación de ERP. Todos los miembros de la empresa deben entender por qué el sistema es beneficioso para ellos y para la empresa.
Una comunicación y colaboración claras ayudarán a fomentar la comprensión mutua. Los ejecutivos de alto nivel, como el director general, deben ayudar a transmitir la importancia del proyecto. Las reuniones y llamadas periódicas también pueden ayudar a coordinar los esfuerzos, identificar los problemas y comunicar los éxitos.
Debe establecerse una reunión del comité de dirección mensual o trimestral (dependiendo de la necesidad) con los miembros clave del equipo del proyecto, las partes interesadas y el personal esencial de su proveedor para discutir y destacar las preocupaciones.
También es importante comunicarse con las partes interesadas externas, como los socios comerciales y los clientes, para que puedan entender cómo los cambios les afectarán positivamente.
Migre sus datos
Las migraciones pueden dar lugar a la pérdida o corrupción de datos, especialmente si se están consolidando datos de varias aplicaciones. Por eso es necesario planificar y preparar bien la migración.
Revise sus datos con su proveedor al principio del proceso para que pueda ver su aspecto y determinar su calidad. Asegúrese de mostrar a su proveedor los informes críticos que produce para que entienda cómo debe configurarse la información en el sistema para producir los análisis que necesita.
Los datos pueden transferirse al nuevo sistema ERP de forma manual o automatizada. La automatización es más rápida y menos tediosa, pero sigue necesitando mucha supervisión para evitar problemas. Su proveedor de ERP, su personal de TI y su equipo de implementación tendrán que ayudar para que la migración sea un éxito.
Capacite a sus usuarios
Sus empleados necesitan tiempo para sentirse cómodos con el nuevo sistema ERP. La capacitación lo hace posible. Debe haber un plan establecido para la formación y el equipo principal del proyecto debe encargarse de aprender el sistema y ayudar a capacitar a los demás.
Los empleados seleccionados deben recibir una amplia formación y luego pueden ser mentores de otros en sus departamentos. La formación personalizada a través de vídeos y tutoriales puede ayudar a los usuarios con la funcionalidad del sistema que es relevante para su trabajo.
Conclusión
Independientemente de los objetivos y las preferencias de la organización, el éxito de un proyecto de implementación de ERP comienza con la elección del sistema y el proveedor adecuados. El software ERP basado en la nube se ha convertido en algo rápido y fácil de implementar, incurre en menores costes y no requiere ninguna inversión en hardware. Pero elegir el sistema y el socio adecuados para su empresa y su sector sigue siendo clave.
Incluso con un sistema ERP basado en la nube, las mejores prácticas de implementación son necesarias para garantizar un despliegue exitoso. Es esencial contar con un buen equipo de gestión de proyectos y con un socio proveedor que trabaje con usted para garantizar el éxito de la implementación.
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